Pourquoi créer une base de connaissances ?

Une démarche simple, mais puissante

Créer une base de connaissances, c’est l’une des meilleures pratiques pour gagner du temps, transmettre efficacement et capitaliser sur l’expérience.
C’est souvent la première chose à mettre en place, avant même de chercher à optimiser vos outils ou vos process.

1. Commencez par prendre des notes sur tout ce que vous faites

Chaque fois que vous réalisez une tâche, résolvez un problème, ou apprenez quelque chose, documentez-le.

Cela peut paraître anodin au début, mais chaque note que vous prenez devient une pierre ajoutée à une base de connaissances durable.

Ce que vous écrivez aujourd’hui pourrait être utile demain, tant pour vous-même que pour quelqu’un d’autre confronté à une situation comparable.

2. Acceptez que cela demande un peu de temps et de discipline

Oui, documenter prend du temps. Il faut s’y habituer. Mais en quelques semaines, vous allez :

• chercher moins souvent les mêmes infos,
• expliquer une seule fois un processus au lieu de le répéter,
• mieux apprendre de vos erreurs ou réussites.

C’est un investissement rentable, personnellement et collectivement.

3. Méthode simple pour bien démarrer

Voici une méthode qui fonctionne, même sans outils complexes :

• Prenez d’abord des notes « en vrac » pendant vos tâches : idées, liens, captures, résumés, problèmes, solutions.
• Puis structurez uniquement les cas finalisés ou utiles :
  • contexte
  • étapes
  • outils utilisés
  • difficultés rencontrées
  • résultats

4. Outils de prise de notes (simples ou avancés)

Voici quelques outils adaptés selon vos besoins :

• Google Docs / Google Keep : pour partager rapidement des notes en ligne.
• Obsidian : outil puissant, hors ligne ou en local, basé sur Markdown avec un système de liens entre notes.
• Notion : excellent pour créer une base de connaissances visuelle et collaborative.
• Microsoft OneNote : intégré dans l’écosystème Office, idéal pour les équipes habituées à Microsoft.
• Samsung Notes : pour les utilisateurs de smartphones/tablettes Samsung.
• LibreOffice Writer : pour des notes hors ligne simples dans un format texte standard.
• Wikis internes (ex : Confluence, BookStack) : parfait pour les équipes en entreprise ou organisations publiques.

5. Pourquoi héberger votre base de connaissances sur un serveur interne (local ou cloud privé) ?

• Sécurité : vos données sensibles ne sont pas exposées à l’extérieur.
• Contrôle : vous gérez les accès, les sauvegardes, et la structure.
• Pérennité : la base reste accessible à long terme, même en cas de changement d’outils ou d’employés.
• Intégration : possibilité de la relier à d’autres systèmes internes (intranet, outils métiers…).

Une base de connaissances bien gérée sur un serveur interne devient un véritable patrimoine informationnel de l’organisation.

6. Les pays développés et grandes entreprises ont tous adopté ce système

La documentation centralisée est une pratique standardisée dans les entreprises de la tech, de l’industrie, de la finance, de la santé et des services.

Exemples concrets :

• Google : utilise des “Design Docs” internes pour chaque décision technique, avec relecture et archivage.
• Amazon : toute décision ou projet commence par un document écrit appelé “PR/FAQ” qui sert ensuite de référence.
• Toyota : documente chaque problème et chaque solution dans le cadre du Kaizen (amélioration continue).
• Hôpitaux et cliniques nordiques : bases de cas cliniques pour faciliter la prise de décision.
• Écoles d’ingénierie ou centres de recherche européens : bases internes pour thèses, expériences, labos.

7. Résumé des avantages concrets d’une base de connaissances

• Réutilisation : plus besoin de réinventer les solutions.
• Transmission rapide : tout est déjà écrit et prêt à être partagé.
• Moins de dépendance aux individus : les savoirs restent même si les gens partent.
• Clarté et suivi : on comprend comment une décision a été prise, ou un problème résolu.
• Amélioration continue : on apprend des erreurs passées et on formalise les meilleures pratiques.

En résumé

Créer une base de connaissances, ce n’est pas « du bonus », c’est le socle de toute organisation efficace, durable et collaborative.

Commencez petit, mais commencez maintenant.